Zaaksysteem: Inrichting

Zaaksysteem instellingen

De functies van het zaaksysyeem zijn in OnView beschikbaar wanneer de juiste endpoints en certificaten zijn ingericht. Hierover is contact met OnView accountmanager nodig.

Via instellingen -> Koppelingen -> Zaaksysteem 

Hier kunnen de volgende gegevens uit het zaaksysteem ingevuld worden:

• Connectie gegevens: Bestaande uit de benodigde endpoint en de stuurgegevens.
• Zaaktypen: Omschrijvingen en codes uit het zaaksysteem. Deze moeten na invoer nog gematcht worden met de dossiertypen en archiefstructuur. Dat wordt vererop in deze handleiding beschreven.
• Documenttypen: Omschrijvingen en codes uit het systeem. Deze moeten na invoer nog gematcht worden met de  archiefstructuur. Dat wordt vererop in deze handleiding beschreven.
• Statussen: Inrichting van de statussen uit het zaaksysteem. Deze worden gebruikt bij starten en afsluiten van een zaak. Hierom wordt o.a. gevraagd bij het afsluiten van een dossier. 
• Resultaten: Inrichting van de resultaten uit het zaaksysteem. Deze worden gebruikt bij starten en afsluiten van een zaak. Hierom wordt o.a. gevraagd bij het afsluiten van een dossier. 

Starten zaak

Voor het starten van een zaak wordt een koppeling gemaakt met de dossiertypen. Start er in een dossier een bepaald dossiertype dan wordt er ook een zaak gestart. Wanneer een bepaald zaaktype al aanwezig is, omdat deze ook bij een ander dossiertype is gekoppeld dan zorgt dit ervoor dat er niet een 2e zelfde zaak start voor dat dossier.

Via Instellingen -> Basisgegevens uitklappen -> Status en type : Hier kunnen de Zaaktypen gekoppeld worden die moeten starten wanneer een dossier dit type krijgt.

Wanneer in het dossier een Dossiertype wordt geselecteerd is direct duidelijk welk zaaktype er opgestart gaat worden. 

Bij de Archiefstructuur en Briefstructuur

OnView voorziet in een Archiefstructuur en een briefstructuur waarin documenten en brieventemplates binnen een dossier zichtbaar worden. Deze structuur is opgebouwd uit een aantal mappen die door de organisatie zelf ingericht. zijn:

Matchen Zaaktypen en documenttypen

In het 2e tabblad “Zaaksysteem” worden de gele mappen in een lijst weergegeven. Hier wordt een connectie gemaakt tussen de OnView Archiefstructuur <-> Zaaktypen en documenttypen. Dit zorgt er in het dossier voor dat bij het plaatsen van documenten in deze map de documenten naar het zaaksysteem gesynchroniseerd worden.