HulpcentrumIn dit artikel leggen we uit hoe je je eigen mailserver of M365 account kunt koppelen aan OnView.
Uitleg Gedeelde e-mail
Een veilige manier van mailen is om de mailserver van uw eigen organisatie te koppelen zodat OnView kan mailen volgens eigen beveiligingsprotocol. Ook is hiermee een archief op de eigen mailserver van alle uitgaande mails die via OnView verzonden worden mogelijk. Hiervoor moet verbinding gemaakt worden met uitgaande- en mogelijk inkomende mailserver. Het is dan mogelijk om in het eigen Postvak Uit ook de verzonden mails vanuit OnView te zien. Dit is een inrichtingskeuze.
Gedeelde e-mail en Persoonlijk mail
Er kunnen gedeelde mailadressen gekoppeld worden waarmee iedere OnView gebruiker kan mailen vanuit deze gedeelde mail adressen.
Daarnaast kunnen ook persoonlijke emailadressen gekoppeld worden zodat gebruikers kunnen kiezen of ze vanuit een overkoepelend gedeeld emailadres mailen of dat ze een eigen persoonlijk adres gebruiken.
IMAP en SMTP(Exchange) Handmatige instelling
Het Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) is een standaard internetcommunicatieprotocol voor het verzenden van elektronische post. Mailservers en andere message transfer agents gebruiken SMTP om e-mailberichten te verzenden en te ontvangen. E-mail cliënt op gebruikersniveau gebruiken SMTP meestal alleen voor het verzenden van berichten naar een e-mailserver voor doorgifte, en verzenden doorgaans uitgaande e-mail naar de e-mailserver op poort 587 of 465 volgens RFC 8314.
Mailen via Office M365
Ook kan een M365 account gekoppeld worden waardoor de authenticatie plaatsvindt middels het OAuth 2.0 protocol dat vereist wordt. Dit kan via een SMTP authenticatie (legacy) of via Microsoft Graph. Hierbij is het niet nodig om de gegevens van de mailserver op te geven. Bij gebruikmaking van de SMTP authenticatie is het in Office 365 wel nodig om basic SMTP authentication aan te zetten. Het koppelen van een M365 account doe je in OnView via Instellingen bij gedeelde mail.
Instellingen in OnView
- Gedeelde mail:
Via instellingen - menu-item 'Bedrijf ' wordt gedeelde mail ingericht op bedrijfsniveau. Dit betekent dat iedere gebruiker (die hiervoor de rechten heeft) mail kan verzenden namens het gedeelde mailadres. Bijvoorbeeld: Info@kantoornaam.nl. - Persoonlijke mail:
Via Instellingen - Gebruikers - Edit gebruiker, tabblad persoonlijke mail wordt per gebruiker een mail adres ingericht. Deze gebruiker kan dan verzenden namens dit gekoppelde e-mailadres. Bijvoorbeeld: Jan@kantoornaam.nl
Wanneer een gebruiker zowel een gedeelde mail als een persoonlijke mail gekoppeld heeft dan krijgt deze gebruiker een afzender keuze bij het verzenden van een e-mail.
Instellen gedeelde mail voor de organisatie
De OnView beheerder voert hiervoor in de webapplicatie de volgende stappen uit:
Stap 1: Instellingen - menu Bedrijf naar tabblad ‘Gedeelde mail’.
Stap 2: Via tabblad ‘Gedeelde mail’ kan een e-mail adres toegevoegd worden via het groene plusje.
Stap 3: Voer de gevraagde gegevens in via instellingen van de gedeelde e-mail:
• Type e-mail: Exchange
• Exchange: E-mail
• Exchange: Wachtwoord
• Exchange: server
• Exchange: domein of gebruikersnaam (optioneel)
• Exchange: inkomende poort (optioneel)
• Geen kopie naar Verzonden map synchroniseren: OnView gaat dan niet proberen de uitgaande poort aan te spreken. In dit geval worden er ook geen mails in Postvak Uit gezet.
Stap 4: Test met de knop "Test e-mail instelling" de ingevulde gegevens. Er zijn 2 groene vinkjes nodig om de koppeling te kunnen gebruiken.
Stap 5: Stel zo nodig extra rechten in voor de gebruikers die van persoonlijke- of gedeelde mail gebruik mogen maken.
Instellen voor gebruikers
De OnView beheerder gaat hiervoor in de webapplicatie naar:
Stap 1: Instellingen - menu Bedrijf naar tabblad ‘Gedeelde mail’. Of gaat naar Instellingen - Gebruikers - Edit gebruiker, tabblad persoonlijke mail.
Stap 2: Via tabblad ‘Gedeelde mail’ kan een e-mail adres toegevoegd worden via het groene plusje.
Stap 3: Voer de gevraagde gegevens in via instellingen van de gedeelde e-mail:
• Type e-mail: Exchange
• Exchange: E-mail
• Exchange: Wachtwoord
• Exchange: server
• Exchange: domein of gebruikersnaam (optioneel)
• Exchange: inkomende poort (optioneel)
Stap 4: Test met de knop "Test e-mail instelling" de ingevulde gegevens. Er zijn 2 groene vinkjes nodig om de koppeling te kunnen gebruiken.
Stap 5: Stel zo nodig extra rechten in voor de gebruikers die van persoonlijke- of gedeelde mail gebruik mogen maken.
Instellen M365
Voor het instellen van Office 365 is een OAuth 2.0 authenticatie nodig. Volg hiervoor de stappen van Microsoft. Hiervoor wordt een app aangemaakt in de Azure enterprise omgeving van de aansluitende organisatie.
Rechten voor mailen vanuit OnView
Rechten toekennen:
Stap 1: Ga naar Instellingen - Rechten - tabblad Algemeen
Stap 2: Scroll hier helemaal naar onder - Mail - Persoonlijke e-mail / Gedeelde e-mail
Stap 3: Hier zet je het vinkje aan bij Lezen (dit is om e-mail te mogen versturen). Wijzigen, Aanmaken, Verwijderen zijn om het zelf aanmaken van nieuwe/bestaande e-mailadressen te activeren (vaak alleen bij beheerder nodig)
OnView Mailservice
Wanneer het niet mogelijk is je mailserver te koppelen kan OnView namens je organisatie mail versturen via onze eigen mailservice. De mailserver van de ontvanger controleert vaak of de afzender wel gerechtigd is om de e-mail te versturen vanuit de server. Omdat zichtbaar is dat OnView namens u mail verzend, wordt deze mail soms tegengehouden en komt bij de ontvanger je mail niet aan. Je hosting partij of website beheerder kan in het spf record ingeven waarmee dat OnView mails uit jouw naam mag verzenden. Zie FAQ Mail vanuit OnView komt niet aan bij de ontvanger (betreft spf record)