HulpcentrumUitleg over de vernietigingslijst
Om aan de wettelijk gestelde bewaartermijnen van dossiers te kunnen voldoen is het mogelijk om een vernietigingslijst in te richten. Hiermee worden dossiers permanent verwijderd uit de database. Deze verwijdering is onomkeerbaar.
Vernietigingslijst is een functionaliteit die ingericht kan worden op basis van het dossiertype. Er kan een bewaartermijn opgegeven worden op basis van de sluitdatum van een dossier in combinatie met het langstlopende dossiertype aanwezig in betreffende dossier. Voor kantoren met meer dan 1 gebruiker wordt een accordering van een tweede (daartoe gerechtigde) persoon gevraagd.
Hier kun je de vernietigingslijst inrichten en rechten instellen
In het menu 'Instellingen' bij menu-item 'Rechten' in tabblad 'Extra' kan per gebruiker of groep aangegeven worden of het recht “Vernietigingslijst vernietigen” aan moet staan. Dit zijn de (groepen) medewerkers die vernietigingslijst mogen accorderen of vernietigen.
Inrichten van bewaartermijnen bij Dossiertypen
Bij menu 'Instellingen' bij menu-item 'Basisgegevens' uitklappen klik op submenu-item 'Status en type'. Ga naar tabblad 'Dossier Typen'.
Stap 1: Bepaal eerst alle bewaartermijnen van de verschillende dossiertypen.
Stap 2: Open het dossiertype door op het potlood-icoon te klikken.
Stap 3: Vink checkbox “Moet naar vernietigingslijst” aan.
Stap 4: Voer gewenste bewaartermijn in. Let op! Dit is de termijn die OnView berekend gebaseerd op de afsluitdatum van een dossier.
Het samenstellen van een vernietigingslijst
De vernietigingslijst kan gevonden worden via hoofdmenu 'Dossiers' in het 'Overzicht Dossiers' onder het tabblad 'Vernietigingslijst'.
- Vernietigingslijst bij kantoren met 1 gebruiker
Voor een kantoor met 1 gebruiker is een definitieve selectie van de dossiers in de vernietigingslijst noodzakelijk, waarna de knop “Vernietig geselecteerde dossiers” ingedrukt kan worden. Hierna volgt nog 1 controlevraag, waarna de dossiers definitief uit de database verwijderd worden. Dit proces is onomkeerbaar.
- Vernietigingslijst bij kantoren met meerdere gebruikers
Wanneer er meerdere gebruikers in de organisatie zijn mogen de gebruikers die daartoe het recht hebben een van de volgende stappen uitvoeren:
Gebruiker 1: Deze gebruiker vraagt de vernietiging aan. Hiermee wordt de 1e accordering op de vernietigingslijst uitgevoerd. Alle geselecteerde dossiers worden nu klaargezet voor stap 2 van de accordering.
Gebruiker 2: Deze gebruiker controleert de geselecteerde dossiers (klaargezet door gebruiker 1). Hierna heeft deze gebruiker de knop 'Vernietiging afkeuren’ of ‘Vernietiging goedkeuren' tot zijn beschikking.
Er staan 3 knoppen naast elkaar. Als gebruiker mag je de knop 'Vernietiging aanvragen' gebruiken OF de knoppen 'Vernietiging goedkeuren' 'Vernietiging afkeuren'. Het is niet mogelijk om de selectie uit te voeren en ook de goedkeuring. Hierop is een 4-ogen principe van toepassing.
Iedere nacht draait de doorloop van een nieuwe vernietigingslijst en wordt berekend of er dossiers in aanmerking komen voor vernietiging. Dit gebeurt op basis van de sluitdatum van een dossier hierdoor komen alleen afgesloten dossiers in aanmerking voor de vernietigingslijst. Er wordt een optelling gemaakt van alle dossiertypen. De bewaartermijn van het langstlopende type wordt gebruikt voor het samenstellen van de lijst.
Auditlog
De complete audittrail van een vernietiging van een dossier wordt door ons bijgehouden in een auditlog. Hierin worden geen gegevens van het oorspronkelijke dossier bewaard maar wordt op datum en tijd gemonitord welke gebruikers de vernietiging hebben uitgevoerd.
Het verwijderen van testdossiers met de vernietigingslijst
Wanneer er in de database testdossiers aanwezig zijn die verwijderd moeten worden adviseren we hiervoor een 'Test dossiertype' aan te maken met een bewaartermijn van 1 dag. Deze kunnen de volgende dag via de vernietigingslijst verwijderd worden.