HulpcentrumIn het dossier bij menu-item 'Documenten' staat een mappenstructuur met daarin alle bestanden die voor dit dossier in OnView aanwezig zijn. Het inrichten van deze mappenstructuur gebeurt in de Instellingen, hiervoor zijn de juiste rechten nodig.
De Blauwe mappen
De eerste mappen in de mappenlijst hebben een andere kleur dan de overige mappen. Deze mappen worden door OnView automatisch gegenereerd vanuit andere plaatsen in OnView. Bijvoorbeeld: de map 'Identificatie' wordt gevuld wanneer je bij de cliënt onder het tabblad 'Identificatie' een document koppelt aan een identificatie. Of wanneer je onder de Rechtbank documenten toevoegt, ziet u die óók terug onder Documenten, Rechtbank.
De gele mappen
De eigen mappenstructuur staat onder de vaste OnView mappen en kunnen ook submappen bevatten. Standaard opent de documentenlijst een leeg overzicht. Om de documenten te zien klik je op de map waarvan je de documenten wilt zien. Als je op de root klikt door op de bovenste map 'Documenten' te klikken, zie je alle documenten in dit dossier.
Documentenlijst
Vanuit de documentenlijst kan voor iedere documentregel het volgende uitgevoerd worden:
- Via het kruisje kan een document verwijderd worden.
- Via het potlood-icoon kunnen de naam, het dossier, het gekoppelde adres en de documentmap gewijzigd worden.
- Via het diskette-icoon kan het document gedownload en opgeslagen worden.
- Via de naam wordt het document geopend in het bijbehorende programma of in de browser.
Naast deze wijzigingen zijn van ieder document ook een aantal kenmerken zichtbaar zoals datum, grootte en het contactadres dat aan het document gekoppeld is.
Van de documenten die via OnView verzonden zijn, is ook zichtbaar naar welk emailadres, printer of soort export ze verzonden zijn.
Documenten mailen
Met de knop rechtsboven de documentenlijst 'Documenten mailen' kunnen documenten direct naar een te selecteren emailadres verzonden worden. Hier heb je de mogelijkheid om een document en extra bijlagen direct te gaan mailen. Het document wordt als pdf-bijlage meegestuurd met een standaard mail.
De standaard mailtekst wordt gevuld, omdat deze zo is ingegeven bij Instellingen - Basisgegevens. Deze tekst kan direct aangepast worden voordat de mail verzonden wordt.
De verzonden mails met documenten zijn terug te vinden in de map "Gemaild' onder het menu 'Communicatie'.
