Brieven | Communicatie: Dossier brieven

Dossier brieven

Er zijn veel mogelijkheden voor het maken van Brieven en Templates in OnView. Het begint allemaal met het maken van templates (ook wel sjablonen). Deze templates worden op dusdanige wijze gemaakt dat ze bij iedere dossier te gebruiken zijn.

In OnView zijn er 2 locaties waar het mogelijk is om met brieven bezig te zijn. De eerste plaats is boven in het hoofdmenu. En de 2e plaats is in het dossiermenu. In deze handleiding richten we ons op het maken van de templates. Dit gebeurt via 'Brieven' in het hoofdmenu.
Zodra er gebruik wordt gemaakt van VoIP, dan wordt er i.p.v. menu 'Brieven' gebruik gemaakt van menu 'Communicatie'.

In deze handleiding vind je uitleg over het maken van templates via de 'Brieven' of 'Communicatie' in het hoofdmenu.

Let op! Hier worden enkel templates aangemaakt, geen brieven verzonden.
Het verzenden van brieven vindt plaats vanuit het 'Dossiermenu '. We gaan ons in deze handleiding enkel richten op het maken van templates.

Uitleg template Dossier brieven

Templates die actief gebruikt worden om vanuit één dossier naar zijn/haar relaties te versturen, worden 'Dossier brieven' genoemd.

Kolom Laatst gebruikt

Voor de archivering van de templates is het praktisch om te weten welke templates veelvuldig gebruikt worden. De laatst gebruikte data van de templates wordt bijgehouden, zodat je kan bepalen welke templates wel of niet gearchiveerd moeten worden.
De laatst gebruikte data van de template vind je in de kolom 'Laatst gebruikt'.

Terugzoeken van templates

Via de zoekbalk rechtsboven in het scherm kan je zoeken naar een template. Met het groene plus-icoon en rode min-icoon kan je alle mappen met alle brieven openzetten of juist voor het overzicht sluiten.

Templates bewerken

Wanneer je op de desbetreffende template klikt met je rechtermuisknop heb je een aantal opties:

Bewerk template: Hier bewerk je de template.
Template details: Hier wijzig je de naam of plaats je de template in een andere map.
Archiveer: Hier verplaats je de template naar tabblad 'Archief'.
Verwijder template: Hier verwijder je de template definitief.

Uitleg briefstructuur, template mappen

Klik in het hoofdmenu op 'Brieven'. In het linkermenu worden dan 'Dossier brieven', 'Multi Dossier' en 'Schulden brieven' zichtbaar.

Wanneer je net een nieuw OnView account hebt, is er nog geen mappenstructuur zichtbaar. Je kan een eigen mappenstructuur aanmaken bij 'Instellingen' - 'Basisigegevens' openklappen - 'Briefstructuur'.

Briefstructuur

Het is mogelijk om een mappenstructuur aan te maken voor de diverse templates die gemaakt gaan worden. Bekijk hiervoor de handleiding Briefstructuur.

Aanmaken template brief

Om een nieuwe template aan te maken, ga je naar het menu 'Brieven' of 'Communicatie' in het hoofdmenu. Klik daarna op 'Dossier brieven'.

Klik op het groene plus-icoon 'Nieuwe template' aan te maken. Hierdoor wordt een nieuw scherm geopend met een lege brief in een teksteditor.

Nieuwe template vanuit Word

Wanneer je al bestaande brieven op je PC hebt, kan je deze ook openen vanuit de editor. Volg dan exact de stappen zoals bij het maken van een nieuwe template.

De 2 editorbalken geven vele opties middels de beschikbare icoontjes (zie hoofdstukje editorbalken)

Het gele map-icoon is terug te vinden onder tabblad 'Bestand'. Hiermee kan je een bestaand document openen in de OnView editor. Wanneer je al een brief in Word beschikbaar hebt zal de editor proberen deze 1 op 1 over te nemen in OnView. Let op! Dit lukt niet wanneer jouw huidige Word bestand tekstvakken bevat of wanneer je gebruik maakt van een verouderde versie. Je zal de gegevens dan aan moeten passen in de editor.

Oude templates kunnen foutmeldingen geven

Wanneer je al een geruime tijd werkzaam bent in OnView en nog templates hebt van voor 2017, dan kan het zijn dat je foutmeldingen krijgt. Dit heeft te maken met versies die niet meer compatible zijn met elkaar. Het is dan raadzaam om een nieuwe template op te bouwen. Een voordeel hiervan is, dat je gebruik kan maken van floating images.

Floating images (het vlinder-icoon) Het is niet mogelijk om 2 afbeeldingen over elkaar te plaatsen. Lees ook de alinea over 'wel of geen kop- en/of voettekst' m.b.t. floating images.

Kop- en/of voetteksten

Het is handig om vooraf te bepalen of je wilt gaan werken met kop- en/of voetteksten.

Door dubbel te klikken in de template komt de optie van kop- en voetteksten tevoorschijn.

Welke mogelijkheden zijn er:

Als je gebruik maakt van kop- en/of voetteksten, dan is het mogelijk om deze standaard door te laten lopen naar de volgende pagina's.
Maak je geen gebruik van kop- en/of voetteksten dan blijven alle pagina's hetzelfde.
Wil je de lay-out van de brief alleen op de voorste pagina en niet op de vervolgvellen, dan is een kop- en/of voettekst niet nodig om te activeren.
Wil je onderscheidt tussen de eerste pagina en de daarop volgende pagina's, geef dit dan aan bij het aanmaken van de kop- en/of voettekst --> Eerste pagina afwijken.

Let op: Variabele 'contactgegevens' buiten de koptekst plaatsen!
Wanneer dit wel is gebeurd, dan kan je zoveel adressen aanvinken, maar je krijgt evenzoveel documenten met alleen het eerste aangevinkte adres.
Zorg er dus voor dat de 'variabele' voor 'contactgegevens' buiten de koptekst staan. Dan krijgt je evenzoveel documenten met evenzoveel aangevinkte verschillende adressen.

Editorbalken

Tabblad 1 'Bestand': Hier sla je het document op, wijzig je de naam of open je een bestaand document zoals een logo vanuit "Word".
Tabblad 2 'Startpagina': Hier vind je alles m.b.t. het tekst bewerken
Tabblad 3 'Invoegen': Hier vind je het invoegen van pagina onderbreking, tabellen, afbeeldingen, koppelingen, paginanummer en kop- en voet-teksten.
Tabblad 4 'Pagina-indeling': Hier vind je pagina-indeling en de achtergrondkleur ingeven.
Tabblad 5 'Verwijzingen: Vooral geschikt voor grotere documenten.
Tabblad 6 'OnView': Keuze van alle variabele datavelden en de adreskeuze.
Tabblad 7/8 'Ontwerp en Opmaak': Zodra er gebruik wordt gemaakt van een tabel verschijnen er extra tabbladen om het uiterlijk van een tabel naar eigen inzicht vorm te kunnen geven.

Opbouw nieuwe template

Om een template op te bouwen volgens de eigen bedrijfsstijl start je met het opbouwen van header en footer:

Kies voor kop- of voettekst. Hierdoor worden de icoontjes grijzer. Dat wil zeggen dat je nu in de header/footer modus zit. Alles wat nu toegevoegd wordt aan de template komt in de kop- of voettekst terecht.
Let op: Plaats in de koptekst geen variabelen aan geadresseerden uit het adresboek, maar plaats deze onder de koptekst.

Kies daarna voor 'tabel toevoegen'. Dit opent de 'insert tabel' pop-up, hier kies je voor het aantal rijen en kolommen.

Je hebt nu een lege template met bovenaan een tabel met meerdere brede cellen. We gaan nu het bedrijfslogo invoeren. Kies 'afbeelding invoegen' (Tabblad 3 'Invoegen' 'Afbeelding invoegen uit bestand'). Je kan kiezen om een afbeelding toe te voegen via een URL of vanaf je computer. Het logo wordt geplaatst op de plek waar je cursor in de template staat.

Door er een floating image van te maken is het mogelijk om een afbeelding op de achtergrond van de template te maken. Ga met je cursor op de afbeelding staan en klik op je rechtermuisknop en kies voor indeling voor of achter de tekst.

Kies de gewenste uitlijning (links gecentreerd of rechts).
Tip: Het mooiste effect krijg je wanneer de logo exact de juiste maat heeft voor je template.

Om adresgegevens van je bedrijf toe te voegen, voeg je tekst toe in de cellen van de tabel.

Het plaatsen van de gegevens van de geadresseerde is afhankelijk van de enveloppen die binnen je bedrijf gebruikt worden. Hiervoor moet je de marges weten van het venster van de envelop. De gegevens van de geadresseerden kunnen toegevoegd worden als variabele data (iedere brief moet naar een ander adres) --> Meer info over variabele data lees je in hoofdstuk 'Variabele datavelden toevoegen'.

De lijnen van de tabel staan nog op zichtbaar. Deze moet je eerst weghalen. Selecteer hiervoor alle cellen, klik op je rechtermuisknop en kies voor 'Tabel eigenschappen'.
Kies vervolgens onder het tabblad 'Tabel' voor 'Randen en arcering'.
Hier kan je kiezen voor geen randen.

Mogelijkheden van tabellen

Er zijn een aantal voordelen voor het gebruik van tabellen. Een van de belangrijkste voordelen daarvan is dat de verschillende blokken van informatie netjes en onafhankelijk van elkaar te bewerken zijn.

Een voorbeeld is dat het logo (floating image) niet zal verschuiven als de adresgegevens van de geadresseerde gevuld wordt.

Beide regels zijn vastgezet in tabellen. Dit zijn 2 aparte tabellen. Waarvan de randen zijn weggehaald, enkel de linkerrand is blijven staan.

Het is ook mogelijk een tabel in een andere tabel te plaatsen voor een betere uitlijning of een specificatie die gestructureerd zichtbaar moet zijn.

Template partnerdossier

Je hebt de keuze om templates te maken specifiek voor enkel - of partnerdossiers. Dit kan in dezelfde template of je maakt aparte brieven voor enkel - en partnerdossiers. Aparte brieven zorgt voor een lange overzichtslijst. Een andere mogelijkheid is om in een brieventemplate de cliënt variabelen en ook de partner variabelen te plaatsen. In een enkel dossier worden alleen de variabelen van een cliënt gevuld.

Variabele datavelden toevoegen

Bij het maken van een template proberen we zoveel mogelijk gegevens vast te zetten die ongewijzigd blijven ongeacht voor welk dossier deze template gebruikt wordt. Het logo en het grootste deel van de tekst blijven ongewijzigd. Veel gegevens van bijvoorbeeld; de rechtbank, de cliënt of de geadresseerde wijzigen omdat dit voor ieder dossier anders is. Om te voorkomen dat dit iedere keer handmatig aangepast moet worden gebruiken we hiervoor variabele velden.

Uitleg variabele in de editor

De data die per dossier anders is, worden 'Variabele data' of ook 'mergefields' genoemd. Het gaat dan om de data die per dossier in de template wijzigt. Alle variabelen die gebruikt kunnen worden staan in de editor.

Om een variabele toe te voegen aan de tekst, klap je eerst de variabele lijst open middels het kleine zwarte driehoekje. Er klapt dan een keuzemenu uit met de beschikbare variabelen.

Speciaal: Datum, Bedrijfsgegevens, Gegevens medewerker
Dossier: Dossiernummer, beheerder, vrije tekstvelden
Rekeningen: Rekeningen
Rechtbank: Rechtbank gegevens
Cliënt: Cliëntgegevens
Partner: Partnergegevens
Contact: Adresgegevens
Schulden: Schulden gegevens
Bekijk de samengevoegde gegevens: Bekijk de werkelijke datagegevens voor de variabele
Mail Merge: Meerdere aangevinkte geadresseerden bekijken

Variabele velden in de tekst plaatsen

Wanneer je de tekst hebt toegevoegd aan de template kan je op de plaats gaan staan waar de variabele ingevoegd moet worden. Je opent dan het uitklapschermpje van de gewenste variabele en klikt op de variabele die toegevoegd moet worden. Deze verschijnt dan in de tekst met dubbele haakjes.

Via het vergrootglas-icoon 'Bekijk de samengevoegde gegevens' kan je zien hoe de variabele data zich vult voor een dossier.

Kies hiervoor wel eerst een dossier, bovenaan de editor. OnView zal dan de gegevens laten zien uit het geselecteerde dossier.

Variabele contactvelden toevoegen (geadresseerden)

Om geadresseerde straks per dossier te kunnen printen, dienen er variabele contactvelden toegevoegd te worden aan de template. De contactvelden zorgen ervoor dat de adresgegevens vanuit het dossier gevuld worden. De adresgegevens die hier gekozen worden zijn de gekoppelde adressen in het dossier.

De daadwerkelijke keuze voor de contacten/adressen vindt pas plaats in het dossiermenu-Brieven . Deze uitleg gaat enkel over het opbouwen van de templates. Het is hier mogelijk een selectie te maken van contactpersonen om te zien of de template goed ingericht is. Maak daarvoor de volgende stappen.

Kies boven de editor een dossier en selecteer een adres.

Bij 'Selecteer adressen' opent zich dan een scherm waarin contacten gekozen kunnen worden. Je hebt de keuze om te kiezen voor adressen met of zonder
e-mailadres. Deze selectie laat zien welke adressen ingevuld gaan worden in de variabele velden van de contacten. Selecteer links de contacten. Mocht er rechts nog geen e-mailadres vermeldt staan, dan heb je hier tevens de mogelijkheid om het e-mailadres aan te vullen en op te slaan voor toekomstig gebruik. Wanneer er meerdere adressen aangevinkt zijn, dan worden deze standaard in een BCC geplaatst. M.a.w. de geadresseerden krijgen niet de andere adressen zichtbaar in beeld.

Extra variabele velden medewerkers

Het is mogelijk om de medewerkers te laten ondertekenen. De ondertekening van een brief is dan afhankelijk van de medewerker die ingelogd is. De variabele voor de medewerker ondertekening vind je onderaan het 1^e uitklapmenu van de variabele velden. De laatste 3 opties voor de gebruiker zijn vrij in te vullen. Hieronder genoemd 'Vrije tekstveld 1', 'Vrije tekstveld 2' en 'Vrije tekstveld 3'.

Deze vrije invulvelden kan een beheerder via 'instellingen-basisgegevens' bepalen. Daarna zijn deze velden in hetzelfde menu bij Instellingen-Gebruikers d.m.v. het Potlood-icoon beschikbaar om in te stellen.

Let op: Heb je ooit eerder van een vrij tekstveld gebruik gemaakt en is dit veld later niet meer correct, wegens wijzigingen o.i.d., dan laat OnView dit veld niet leeg, maar krijg je een foutmelding.

Tabblad Verwijzingen

Zodra je extra grote documenten gaat versturen, die daardoor opgemaakt dienen te worden met een inhoudsopgave, dan wordt dit tabblad interessant. Dan kan je met kop- en sub-kopteksten gaan werken. Dan kan er in zijn geheel een inhoudsopgave aan toegevoegd gaan worden. Zodat de ontvanger een overzichtelijk document ontvangt in de huisstijl van je bedrijf.

Tevens heb je in het hoofdmenu de mogelijkheid om de Dossier brieven te archiveren

Het 'Archiveer-icoon' komt tevoorschijn door over desbetreffende titel te hoveren en door via de rechtermuisknop op het archiveer-icoon te klikken, verplaats je de desbetreffende brief naar tabblad 'Gearchiveerd'.
Het is ook mogelijk om een gearchiveerde brief weer bij de 'Actieve' brieven te plaatsen.