HulpcentrumHet importeren van banktransacties is nodig om in het dossier de financiële situatie van de cliënt inzichtelijk te maken. Hiervoor worden de banktransacties gekoppeld aan de inkomsten- en uitgavenrubrieken in een dossier. Om te beginnen met het koppelen van transacties aan de inkomsten- en uitgavenrubrieken in een dossier hebben we eerst de transacties van de rekeningen nodig. In OnView kan dat via hoofdmenu 'Bank' in menu-item 'Importeren'.
Bankbestand ophalen
Hiervoor moet je eerst inloggen bij je eigen bank om daar een exportbestand te downloaden van de transacties. Dit bestand bevat alle transacties en saldo’s van alle gekozen rekeningen. Sla dit bestand lokaal op in een map op je PC.
Bij sommige banken moet het type bestand gekozen worden. Dit is bij voorkeur een CAMT.053 bestand, omdat dit transacties en saldo's bevat, maar ook tegenrekeningen, tegennaam en omschrijvingen.
Tip: Lees niet te grote periodes in één keer in. Wanneer je elke dag inleest, is er niets aan de hand. Dit kan daarom dubbele- of losgekoppelde transacties veroorzaken. Dit gebeurt wanneer de bank bij een transactie, die al wel eerder is ingelezen, besloten heeft de omschrijvingen te wijzigen. OnView ziet dit als een nieuwe transactie.
Bankbestand importeren
Ga om een bankimport te starten eerst naar menu 'Bank' en kies voor het menu-item 'Importeren'.
Stap 1: Selecteer de bank waarvoor je gaat importeren. Werk je met meerdere banken dan herhaal je dit stappenplan opnieuw voor de andere banken. Als je bank niet in de dropdown keuzelijst staat, zijn er nog geen rekeningen opgevoerd bij de dossiers voor deze bank. Vanaf het moment, dat er een rekeningnummer in OnView vermeldt staat van welke bank dan ook, dan heb je bij het importeren de mogelijkheid om te kiezen voor deze bank.
Checkbox 'Standaard' vink je aan bij de bank waarvoor je het meest inleest. Zo is deze bij de volgende import automatisch al geselecteerd.
Stap 2: Selecteer het bestandstype dat je wilt inlezen. Deze typeselectie kan per bank anders zijn.
Stap 3: Selecteer het bestand dat je wilt importeren. Dit heb je bij het downloaden van de bank op je eigen PC opgeslagen.
Stap 4: Klik op 'Importeren' en de import gaat starten. Tijdens dit proces worden er een groot aantal stappen gezet in het systeem. Alle transacties worden gekoppeld aan de juiste rubrieken bij de inkomsten en uitgaven van de dossiers. Wanneer er dubbele transacties gevonden worden bij een import, worden deze niet door OnView geïmporteerd. Het is daarom geen probleem wanneer er een overlappende periode wordt ingelezen. (Bij grote periodes kan dit in uitzonderingssituaties problemen geven, zie Tip bovenaan.)
Stap 5: Herhaal stap 1 t/m 4 wanneer er meerdere bestanden geïmporteerd moeten worden. Deze worden zichtbaar in de wachtrij geplaatst en worden automatisch gestart wanneer het vorige bestand klaar is met importeren.
In de status van de import is zichtbaar hoever het systeem is met importeren tot het moment dat de melding 'klaar' is gegeven. Na het volledig importeren van een transactiebestand is aangegeven hoeveel transacties er zijn geïmporteerd voor hoeveel rekeningen.
Na een import zijn de transacties zichtbaar in het dossier en kunnen deze verwerkt en verder gekoppeld worden waar dat nog niet is gebeurd. Wanneer de cliënt via 'Inzage' transacties mag inzien, zijn deze ook na de import direct zichtbaar voor de cliënt.
De checkbox 'Handmatig ingevoerde transacties overschrijven' zorgt ervoor dat de transacties die eerder handmatig zijn aangemaakt, maar nu geïmporteerd worden, niet dubbel in het systeem komen, maar overschreven worden. Deze checkbox wordt alleen gebruikt in situaties waarbij er veel handmatig aangemaakt transacties aanwezig zijn. Deze instelling wordt sporadisch gebruikt en kan alleen aangezet worden via de Servicedesk van OnView.
Na het inlezen van de transacties
Het overzicht van de ingelezen transacties voor een specifieke import zijn terug te vinden in tabblad 'Archief' bij 'Importeren'. Klik op de regel om te zien hoe de bankimport verwerkt is.
Bij transacties die niet ingelezen zijn heeft dit meestal te maken met:
- De bankrekening is niet gevonden. Controleer in dat geval of deze wel juist is aangemaakt in het dossier.
- De transacties zijn al aanwezig in het systeem en niet dubbel ingelezen.
Aan het eind van de archiefregel bij de transacties is een lijst beschikbaar van alle geïmporteerde transacties.