HulpcentrumHoe je start met het aanmaken van een Workflow
Bepaal eerst je dossiertypen
Bepaal wat voor soort dossiers je hebt binnen je bedrijf. Binnen je organisatie kun je diverse typen dossiers hebben. De dossiertypen staan in -> Instellingen -> Basisgegevens -> Status en type. Denk aan Bewindvoering, Budgetbeheer, Schuldhulpverlening, Mentorschap, PGB enzovoort.
Naast de dossiertypen zijn er ook verschillende fases van een dossier die mogelijk ook in verschillende afdelingen van je organisatie verdeeld zijn. De Workflows kunnen dan binnen één dossiertype nog opgesplitst worden.
Bijvoorbeeld: Een dossiertype Bewindvoering kan opgesplitst worden in;
- Een Workflow voor Aanmelding cliënt. De Workflow wordt door de afdeling Aanmelding en Intake opgepakt.
- Een Workflow voor het actieve dossier. De Workflow wordt door de hoofdbeheerder van het dossier mogelijk met behulp van ondersteuners opgepakt.
- En één of meerdere Workflows voor Afronding. De Workflow wordt door de afdeling Nazorg en Afronding opgepakt.
In een kleine organisatie kunnen de Workflows aanmelding tot en met afronding in één Workflow ingericht worden. Hier is de hoofdbeheerder degene die het gehele proces van het dossier doorloopt.
Workflows aanmaken
Wanneer het duidelijk is voor welke dossiertypen en/of fases je Workflows wilt maken, ga je naar Instellingen - Basisgegevens uitklappen- Workflows, hier kan je de Workflows aanmaken. Als je een menu-item of onderdeel niet ziet, heeft dit meestal met de rechten te maken. Om Workflows aan te maken in het Instellingen menu heb je als gebruiker of gebruikersgroep wel de rechten hiervoor nodig. Deze kunnen ingesteld worden door een gebruiker met de (beheerders)rechten voor het instellen van OnView rechten.
Druk op de knop met het groene plus-icoon om de aanmaak van een nieuwe Workflow te starten. Als in een dossier een Workflow moet starten door het selecteren van een dossiertype, kan bij de inrichting van een Workflow een dossiertype gekoppeld worden.
Bijvoorbeeld: Selecteer je in een dossier het dossiertype "Budgetbeheer" en wil je ook dat dan direct de Workflow "BB Intake" start, dan koppel je deze bij de instellingen van de Workflows aan elkaar.
