HulpcentrumEen workflow zijn alle opvolgende acties binnen één werkproces
In OnView is een workflow een reeks aan acties die binnen één werkproces vallen. Voor ieder werkproces binnen je organisatie kan een workflow aangemaakt worden. Zo worden, met het doorlopen van een workflow, binnen ieder dossier de werkzaamheden eenduidig en efficiënt uitgevoerd.
Zowel kleine als grote kantoren hebben belang bij het werken volgens vastgestelde werkprocessen. De workflow is ontwikkeld om het mogelijk te maken dat organisaties hun eigen werkproces kunnen digitaliseren en in een flow door het dossier te kunnen gaan. Zo wordt het makkelijker om geen acties te vergeten. Je vergeet geen stappen over te slaan en weet je precies bij welke stap in welk dossier je gebleven bent.
Voorbeeld van een Workflow 1: Voor de aanmelding of intake van een nieuwe cliënt kan een aparte workflow gemaakt worden. Hieronder de voorbeeld stappen voor een aanmelding Bewind.
Stap 1: Aanmelding bewind
Stap 2: Versturen/meegeven intakeformulier
Stap 3: Bewaken retour intakeformulier
Stap 4: Beoordelen aangeleverde informatie
Stap 5: Dossier vullen
Stap 6: Budget beoordelen
Stap 7: Akkoordverklaringen versturen
Stap 8: Documenten bewind opstellen/verzamelen
Stap 9: Intakegesprek bewind plannen
Voorbeeld van een workflow 2: Voor de 1e stappen van de aanmelding in een schuldhulpverleningstraject werkt een gemeente met de volgende stappen in een Workflow "Aanmelding verwerken".
Stap 1: De nieuwe aanmelding in OnView verwerken.
Stap 2: De aanmelding uploaden.
Stap 3: Het GBA uitdraaien en uploaden.
Stap 4: De aanmelding controleren op 18+, inwoner en recidive.
Stap 5: De consulent toewijzen aan het dossier.
Stap 6: De klant uitnodigen voor een eerste gesprek.
Stap 7: De volgende workflow openen.
Andere Workflow voorbeelden
Je kunt ook alle stappen in een workflow zetten die je moet doorlopen wanneer je cliënt gaat verhuizen, in detentie komt, je PGB moet aanvragen, of de afwikkeling van bewind na overlijden. Mocht het werk van een collega overgenomen moeten worden dan is het voor de vervanger vanaf dat moment niet meer zoeken naar wat er nog moet gebeuren, maar kan het dossier zo overgenomen worden.
Voordeel van het werken met een workflow:
Je kunt meerdere workflows naast elkaar starten en doorlopen. Je kunt aan de Workflowacties ook Subacties toevoegen met daaraan gekoppeld een brief/formulier of rapport. Je kan aan subacties ook vervolgacties koppelen. Je kan Workflows en Workflow subacties ook afdwingen, zodat je pas door kan naar de volgende actie op het moment dat een taak volledig is afgerond. Meer hierover in andere artikelen in de sectie 'Workflows'.