Uitgaven

In OnView zijn de uitgaven en inkomsten beide als een los menu-item te bekijken. De manier van werken en ingeven lijkt erg veel op elkaar. Behalve dat je bij de uitgaven ook kan aangeven hoe deze betaald moeten worden. Inkomsten worden weergegeven om te kunnen registreren welke inkomsten een cliënt allemaal heeft. Daarnaast wil je voor de rapporten aan de rechtbank en voor de bewaking ook weten of die inkomsten daadwerkelijk zijn binnengekomen.

Uitgaven moeten verantwoord worden naar de rechtbank. Een signalering of de uitgave ook werkelijk is uitgevoerd wordt teruggevonden in bewaking Uitgaven gemist. Hiervoor is ook de koppeling met de daadwerkelijke transactie van de uitgave nodig. Voor het beheren van cliëntendossiers en het monitoren van inkomsten en uitgaven is het invoeren van de uitgaven voldoende. De koppeling met de transactie geeft aan dat de uitgave ook heeft plaatsgevonden. Wanneer de uitgave ook een daadwerkelijke betaling moet genereren vanuit OnView, moeten er ook betalingsgegevens ingevoerd worden.

Betalingen van de uitgaven kunnen periodiek zijn, maar ook eenmalige betalingen en betalingen per factuur komen voor. Hoe alle betalingen gegenereerd kunnen worden via Bank-Betaaladvies vind je terug in de handleiding 'Betaaladviezen'.

Tabblad uitgavenscherm

Wanneer er in het dossiermenu geklikt wordt op het menu-item 'Uitgaven', opent zich rechts een scherm waar alle uitgaven in een overzicht staan. De selectie die standaard als 1^eweergegeven wordt zijn de uitgaven van deze maand.

Het groene plus-icoon maakt een nieuwe uitgavenpost aan
Het kruis-icoon voor een uitgavenpost verwijdert de uitgavenpost. Let op! Doe dit alleen als er nooit enige transactie aan gekoppeld is. OnView geeft dit aan.

Alle blauwe teksten bij de uitgaven zijn aanklikbaar. Zo kan je klikken op de uitgavenbron en opent dit de uitgavenpost waar je de uitgavenpost aan kan passen.

Wanneer je klikt op het blauwe bedrag, opent dit de transacties die gekoppeld zijn aan deze uitgaven. Als de weergave van 'Deze maand' gewijzigd wordt in bijvoorbeeld 'Alles', zullen ook alle gekoppelde transacties over de hele periode zichtbaar worden. Een verkeerd gekoppelde transactie kan via deze weg ook opnieuw gekoppeld worden.

Inkomsten en uitgaven: Hier ga je naar het rapport 'Inkomsten en uitgaven'. Dit rapport is te printen of op te slaan per specifieke periode.
Budgetplan: Hier ga je naar het rapport 'Budgetplan'. Wat er is gebudgetteerd is hier per specifieke periode op te vragen. Evt. inclusief de aflossingen en eenmalige transacties.
Controle budgetplan: Dit rapport geeft inzicht op het verloop van het budget de afgelopen 3 maanden. Wanneer de werkelijkheid afwijkt van wat er gebudgetteerd is, dan wordt dit in oranje weergegeven.

Tabblad Grafiek

Deze grafiek geeft visueel het percentage weer waarin iedere rubriek voorkomt op de totale uitgaven.

Tabblad Periode overzicht

Het periode overzicht kan je bekijken om naar het verleden of naar de toekomst over een langere periode te bekijken hoe de uitgaven zich verhouden.

Gegevens voor het budgetplan

Het uitgaven detailscherm wordt geopend als er een nieuwe uitgavenpost aangemaakt wordt (via het groene plus-icoon boven het overzicht) of een bestaande uitgavenpost wordt gewijzigd.

Een uitgavenpost wordt toegekend aan een bepaalde rubriek. Rubrieken kunnen aangemaakt worden door de gebruikers via Instellingen-->Basisgegevens-->Rubrieken zie hiervoor de handleiding Rubrieken.

Een rubriek is verplicht om in te voeren, zodat er een link gelegd kan worden met de rubrieken van de Rechtspraak. Het invulveld 'Rubriek' is de rubriek die je kan linken aan de rubriek van de Rechtspraak. Niet het invulveld 'Uitgaven', dit veld is puur om ter verduidelijking iets toe te voegen voor jezelf.
Aan de hand van de rubriek wordt de prioriteit bepaald van de uitgavenpost en ook het percentage waarmee de werkelijke transactie mag afwijken van het gebudgetteerde bedrag.
Uitgave wordt gebruikt om de rubriek verder uit te splitsen. Bijvoorbeeld: rubriek = salaris, inkomsten = werkgever.
Adres uit het al bestaande adresboek van de cliënt of uit het grote adresboek kan een debiteur gekozen worden. Op die manier wordt het adressenbestand van het dossier automatisch aangevuld. Zzie ook handleiding Nieuw adres). De adressen die hier gekoppeld zijn worden dan ook beschikbaar bij brieven en notities in dit dossier.
Bedrag geeft welk bedrag bij de uitgavebron verwacht wordt. Dit bedrag wordt meegenomen in het budgetplan.
Termijn hier wordt ingegeven in welke termijnen deze uitgave plaatsvindt.
Cliënt hier wordt aangegeven of de uitgave bij de cliënt of zijn/haar partner horen. Dit wordt gebruikt in het geval van een partnerdossier.
Referentie Hier is ruimte om een referentie in te vullen die hoort bij deze uitgave.
Begint op / Eindigt op worden alleen maar ingevoerd als het ook zeker is dat de uitgave pas over een bepaalde tijd gaat starten of vanaf een bepaalde tijd gaat stoppen. Als het uitgave zijn die gedurende het hele bewind gelijk blijven laten we de datumvelden leeg. Let op! Hier ook niet de start van het bewind invoeren als datum of de datum vanaf wanneer je wilt gaan betalen. Dit geeft problemen met het koppelen van transacties die voor die datum liggen.
Prognose zo mogelijk wordt de rekening en de periode bij de titel 'Prognose' ingevuld. Beide velden zijn niet verplicht en moeten alleen ingevuld worden als er gebruik gemaakt wordt van betalen vanuit OnView. Middels deze prognose bepaalt OnView tussen nu en 1 maand vooruit hoe de prognose voor dit dossier eruitziet. Bij het genereren van betaaladviezen wordt hier gebruik van gemaakt. OnView kan daardoor adviseren een bepaalde betaling uit te stellen, maar geven wel aan wanneer we verwachten dat het wel kan. Zie ook handleiding 'Liquiditeitscontrole'.
Budget aanpassing met het klok-icoon in het schermoverzicht kan je uitgaven wijzigen in het budgetplan. Dit icoon wordt alleen zichtbaar als er geen einddatum in de desbetreffende uitgave staat. Klik op het icoon en er verschijnt een pop-up scherm waarin je aan kan geven per wanneer de wijziging in gaat en wat het te wijzigen bedrag moet worden. De oude uitgave krijgt een einddatum en er wordt automatisch een nieuwe uitgave aangemaakt met een begindatum. De historie van de oude uitgave blijft zo bewaard. Voor een juiste weergave van het budgetplan voer je op deze manier een correcte wijziging door. LET OP: vul je automatisch een einddatum in, dan heb je niet de mogelijkheid om de volgende keer op bovenstaande wijze het budget aan te passen. Tip: vul geen einddatum in.
Reservering: Deze staan in het menu-item 'Reserveringen'. Hier worden periodiek bedragen neergezet. Voor meer informatie daarover verwijs ik u naar de handleiding Reserveringen. Om aan te geven dat deze uitgave betaald moet worden uit een reservering, kan dat daar aangegeven worden. Bij een betaling kan het voorkomen dat er onvoldoende saldo op de rekening van de cliënt staat. Wanneer u heeft aangegeven dat op dit dossier een reservering zit, kunt u de betaling via het 'potje' reserveringen laten verlopen.

Gegevens om betalingen aan te maken

Wanneer de keuze gemaakt wordt om de betaling door OnView te laten genereren, wordt ook het rechtergedeelte van het detailscherm ingevuld.

Hier wordt de bankbetaling ingevoerd, die informatie wordt normaal bij de bank zelf ingegeven. Wanneer het een uitgave betreft die per automatische incasso gaat, kan het checkbox 'Automatische incasso' aangevinkt worden. Dit is enkel ter registratie dat dit een automatische incasso betreft en dat er niet per ongeluk ook nog een betaling door OnView wordt aangemaakt. (Ook als deze betaling al bij de bank loopt als een periodiek, kan ervoor gekozen worden dit vinkje aan te zetten).

Betaaladvies invullen (betaling maken vanuit OnView)

Een terugkerende betaling waarbij het bedrag en de termijn iedere periode hetzelfde zijn, noemen we een periodieke betaling.

Om deze aan te maken van een uitgave vink je de checkbox 'Betaaladvies koppelen' aan. Ofwel het rechtergedeelte van het detailscherm.

Van rekening Vul hier de rekening in waar de betaling vanuit gemaakt wordt. In de meeste gevallen zal dit de beheerrekening, boedelrekening of PGB rekening zijn.
Begunstigde Dit is een auto-invulveld. Dat wil zeggen dat een gedeelte of het geheel van de naam of bankrekeningnummer de gevonden resultaten laat zien waaruit gekozen kan worden. Wanneer een rekening gekozen wordt zullen de velden IBAN, naam en woonplaats gevuld worden met de bijbehorende data.
IBAN en BIC Wanneer het rekeningnummer nog niet in de keuzelijst voorkomt, kan het handmatig ingevuld worden inclusief naam en woonplaats. Kies voor 'Begunstigde opslaan' als deze tegenrekening bij dit dossier of andere dossiers ook gaat voorkomen. De volgende keer staat dit rekeningnummer wel in de keuzelijst bij begunstigde. Op deze manier wordt de lijst met tegenrekeningen (de crediteuren) aangevuld waar nodig.
Bedrag Hier wordt automatisch het bedrag overgenomen wat aan de linkerzijde is ingegeven als gebudgetteerd bedrag. Dit is het bedrag dat door de bank overgemaakt gaat worden.
Periode Hier wordt automatisch de termijn overgenomen die ook is gekozen aan de linkerkant bij de budgettering. Bijvoorbeeld iedere 25e van de maand.
Betalen vanaf waarop OnView mag beginnen met het genereren van deze betaling.
Omschrijving De transactieomschrijving of betalingskenmerk.
Betalingskenmerk Een invulveld voor facturen met een acceptgiro.
Budget aanpassing met het klok-icoon in het schermoverzicht kan je uitgaven wijzigen in het budgetplan. Dit icoon wordt alleen zichtbaar als er geen einddatum in de desbetreffende uitgave staat. Klik op het icoon en er verschijnt een pop-up scherm waarin je aan kan geven per wanneer de wijziging in gaat en wat het te wijzigen bedrag moet worden. De oude uitgave krijgt een einddatum en er wordt automatisch een nieuwe uitgave aangemaakt met een begindatum. De historie van de oude uitgave blijft zo bewaard. Voor een juiste weergave van het budgetplan voer je op deze manier een correcte wijziging door. LET OP: vul je automatisch een einddatum in, dan heb je niet de mogelijkheid om de volgende keer op bovenstaande wijze het budget aan te passen. Tip: vul geen einddatum in.

Let op! Het ingeven van de rechterkant wil nog niet zeggen dat er ook betaald wordt. Daarvoor dien je eerst in OnView bij de bank het betaaladvies te genereren met alle betaalregels. Die betaalregels dien je eerst goed te keuren. Vervolgens kan je het bestand uploaden naar de bank. Voor verdere uitleg zie het artikel Betaaladviezen.

Het 2e tabblad: Betalingen

Om overzichtelijk terug te vinden welke betalingen allemaal uitgevoerd zijn en welke nog gaan komen wordt het 2^etabblad 'Betalingen' gebruikt. Dit tabblad wordt zichtbaar, zodra je een uitgave opent.

De lichtgrijze regels zijn betalingen waarvan al een SEPA/PAIN-bestand gemaakt is om bij de bank aan te bieden. De status geeft aan of de betaling uitgevoerd is of in behandeling staat. Wanneer OnView de transactie van de gemaakte betaling kan koppelen is de betaling uitgevoerd.

Wanneer een betaling wel in een SEPA/PAIN-bestand is geëxporteerd, maar nog geen transactie terug is gekomen van de bank dan blijft de betaling 'In behandeling'.