HulpcentrumGedeelde e-mail
Een veilige manier van mailen is om de mailserver van je eigen organisatie te koppelen zodat OnView kan mailen volgens eigen beveiligingsprotocol. Ook is hiermee een archief op de eigen mailserver van alle uitgaande mails die via OnView verzonden worden mogelijk. Hiervoor dienen de inkomende en de uitgaande poort gekoppeld te worden. Het is dan mogelijk om in het eigen Postvak Uit ook de verzonden mails vanuit OnView te zien. Dit is een inrichtingskeuze.
Gedeelde e-mail en Persoonlijk mail
Er kunnen gedeelde mailadressen gekoppeld worden waarmee iedere OnView gebruiker kan mailen vanuit deze gedeelde mail adressen. Daarnaast kunnen ook persoonlijke emailadressen gekoppeld worden zodat gebruikers kunnen kiezen of ze vanuit een overkoepelend gedeeld emailadres mailen of dat ze een eigen persoonlijk adres gebruiken.
Rechten aanzetten voor gedeelde of persoonlijke mail
LET OP dat naast het instellen van gedeelde of persoonlijke mail ook de gebruiker of groep de rechten op het lezen van de gdeelde of persoonlijke mail moet krijgen.
IMAp en SMTP(Exchange) en M365
Het Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) is een standaard internetcommunicatieprotocol voor het verzenden van elektronische post. Mailservers en andere message transfer agents gebruiken SMTP om e-mailberichten te verzenden en te ontvangen. E-mail cliënt op gebruikersniveau gebruiken SMTP meestal alleen voor het verzenden van berichten naar een e-mailserver voor doorgifte, en verzenden doorgaans uitgaande e-mail naar de e-mailserver op poort 587 of 465 volgens RFC 8314.
Ook kan een M365 account gekoppeld worden waardoor de authenticatie plaatsvindt middels het OAuth 2.0 protocol dat vereist wordt.
Instellingen in OnView
Gedeelde mail:
Via instellingen - menu Bedrijf - Gedeelde mail wordt deze ingericht op bedrijfsniveau. Dit betekent dat iedere gebruiker (die hiervoor de rechten heeft) mail kan verzenden namens het gedeelde mailadres.
Persoonlijke mail:
Via Instellingen - Gebruikers - Edit gebruiker, tabblad persoonlijke mail wordt per gebruiker een mail adres ingericht. Deze gebruiker kan dan verzenden namens dit gekoppelde e-mailadres. Wanneer een gebruiker zowel een gedeelde mail als een persoonlijke mail gekoppeld heeft dan krijgt deze gebruiker een afzender keuze bij het verzenden van een e-mail.
Instellen gedeelde mail voor de organisatie
De OnView beheerder gaat hiervoor in de webapplicatie naar:
1. Instellingen - menu Bedrijf naar tabblad ‘Gedeelde mail’.
2. Via tabblad ‘Gedeelde mail’ kan een e-mail adres toegevoegd worden via het groene plusje.
3. Voer de gevraagde gegevens in via instellingen van de gedeelde e-mail:
· Type e-mail: Exchange
· Exchange: E-mail
· Exchange: Wachtwoord
· Exchange: server
· Exchange: domein of gebruikersnaam (optioneel)
· Exchange: inkomende poort (optioneel
Geen kopie naar Verzonden map synchroniseren: OnView gaat dan niet proberen de uitgaande poort aan te spreken. In dit geval worden er ook geen mails in PostvakUit gezet.
4. Test met de knop "Test e-mail instelling" de ingevulde gegevens. Er zijn 2 groene vinkjes nodig om de koppeling te kunnen gebruiken.
5. Stel zo nodig extra rechten in voor de gebruikers die van persoonlijke- of gedeelde mail gebruik mogen maken.
Instellen voor gebruikers
De OnView beheerder gaat hiervoor in de webapplicatie naar:
Instellingen - menu Bedrijf naar tabblad ‘Gedeelde mail’. Of gaat naar Instellingen - Gebruikers - Edit gebruiker, tabblad persoonlijke mail.
1. Via tabblad ‘Gedeelde mail’ kan een e-mail adres toegevoegd worden via het groene plusje.
2. Voer de gevraagde gegevens in via instellingen van de gedeelde e-mail:
· Type e-mail: Exchange
· Exchange: E-mail
· Exchange: Wachtwoord
· Exchange: server
· Exchange: domein of gebruikersnaam (optioneel)
· Exchange: inkomende poort (optioneel)
3. Test met de knop "Test e-mail instelling" de ingevulde gegevens. Er zijn 2 groene vinkjes nodig om de koppeling te kunnen gebruiken.
4. Stel zo nodig extra rechten in voor de gebruikers die van persoonlijke- of gedeelde mail gebruik mogen maken.
Instellen M365
Voor het instellen van Office 365 is een OAuth 2.0 authenticatie nodig. Volg hiervoor de stappen van Microsoft.
Rechten
Mailen vanuit de brieveneditor zie handleiding
Rechten toekennen:
Ga naar Instellingen - Rechten - tabblad Algemeen
Scroll hier helemaal naar onder - Mail - Persoonlijke e-mail / Gedeelde e-mail
Hier zet je het vinkje aan bij Lezen (dit is om e-mail te mogen versturen). Wijzigen, Aanmaken, Verwijderen zijn om het zelf aanmaken van nieuwe/bestaande e-mailadressen te activeren (vaak alleen bij beheerder nodig)
OnView Mailservice
Wanneer het niet mogelijk is je mailserver te koppelen kan OnView namens je organisatie mail versturen via onze eigen mailservice. De mailserver van de ontvanger controleert vaak of de afzender wel gerechtigd is om de e-mail te versturen vanuit de server. Omdat zicht baar is dat OnView namens je mail verzend wordt deze mail soms tegengehouden en krijgt de ontvanger je mail niet. Je hosting partij of website beheerder kan in het spf record ingeven waarmee dat OnView mails uit jouw naam mag verzenden. Zie FAQ Mail vanuit OnView komt niet aan bij de ontvanger (betreft spf record) (Verwijzen naar FAQ?)