Instellingen Basisgegevens: Uitleg over Automatische dossiernummering

Als in OnView een nieuw dossier aangemaakt wordt, kan er automatisch een dossiernummer aangemaakt worden.  De optie om handmatig een dossiernummer in te voeren bij het aanmaken van een nieuw dossier, komt dan te vervallen. Wel kan het dossiernummer na het aanmaken van een nieuw dossier nog gewijzigd worden. OnView controleert op dubbele dossiernummers en zal een melding geven dat het niet gewijzigd kan worden.

Instellen van de automatische dossiernummering:

Standaard staat deze functie voor ieder account uitgeschakeld. Wanneer je via 'Instellingen' naar 'Basisgegevens' gaat, zie je hier het tabblad 'Automatische dossiernummering' verschijnen. Wanneer minimaal één van deze worden geselecteerd, start de automatische dossiernummering vanaf dat moment.

• Nummering: Bij het aanmaken van een nieuw dossier zal ieder dossier voorzien worden van een opeenvolgend nummer. Beginnend bij 00001_1, 00002_1, 00003_1 enzovoorts.
• Achternaam: Bij het aanmaken van een nieuw dossier worden één of meerdere letters van de achternaam gebruikt in het dossiernummer. Bijvoorbeeld: VER, MER, WOU enzovoorts.
• Initialen: Bij het aanmaken van een nieuw dossier worden de voorletters gebruikt in het dossiernummer.
• Geboortejaar: Bij het aanmaken van een nieuw dossier wordt het geboortejaar van de cliënt gebruikt in het dossiernummer.
• Gemeente: Bij het aanmaken van een nieuw dossier wordt de gemeente waaronder de cliënt valt, gebruikt in de dossiernummering.

Het is ook mogelijk om een combinatie van bijv. vier opties te maken voor de dossiernummering. Hoe meer opties geselecteerd, hoe unieker het dossiernummer wordt.

Bij de 'Nummering' en 'Achternaam' kun je bepaalde eigenschappen opgeven. Met deze eigenschappen wordt aangegeven uit hoeveel cijfers/letters het dossiernummer mag bestaan. Wanneer je deze waarden wilt aanpassen, klik je op de blauwe tekst achter het gegeven waarvoor je het wilt instellen.

Let op: Bij 'Nummering' kun je aangeven wat de 'maximale lengte' van de nummering is. Met 'volgende waarde' wordt hier bedoeld dat het eerstvolgende dossier met dat nummer moet beginnen.