HulpcentrumVerzonden
Er zijn veel mogelijkheden voor het maken van brieven en templates in OnView. Het begint allemaal met het maken van templates (ook wel sjablonen). Deze templates worden op dusdanige wijze gemaakt dat ze bij iedere dossier te gebruiken zijn. Om deze templates aan te maken kan je gebruik maken van het artikel Dossierbrief.
In OnView zijn er 2 locaties waar het mogelijk is om met brieven bezig te zijn:
- Boven in de werkbalk bij Hoofdmenu 'Brieven' of 'Communicatie'.
- In het dossiermenu.
In deze handleiding wordt ingegaan op de brieven in het dossiermenu. Dit gebeurt in een dossier in het menu aan de linkerkant.
Let op! Hier worden enkel brieven aangepast en verzonden. Maak een template aan in Hoofdmenu Communicatie.
In deze handleidingen wordt er enkel gericht op het verzenden van brieven.
Printen van brieven
Het is mogelijk om een brief te printen, OnView ziet dit als het versturen van brieven, wat betekent dat de brief na het printen bij 'Verzonden' komt te staan.
Via tabblad 'Bestand' vind je het 'Print-icoon' om de desbetreffende brief te printen, er zal een pop-up verschijnen voor het afdrukken.
Het is afhankelijk van hoeveel adressen je geselecteerd hebt, hoe vaak de brief uit de printer komt. Iedere brief heeft zijn eigen adresgegevens door het gebruik van de variabelen. (Zie handleiding Adresvariabelen.
Brieven verzonden
Brieven die zijn 'geprint' komen terecht onder het menu-item 'Verzonden'. Ook hier zie je de mappenstructuur weer terug. Je kan verzonden brieven zien als een archief van de verstuurde documenten. Tevens kan je hier zien wanneer de brief is geprint of verzonden. Zo is er een historie van al je verzonden brieven.
De brieven zijn nog wel opnieuw te printen, als PDF op te slaan en te mailen, maar zijn niet meer aanpasbaar. Wanneer je de brief opent, zie je links boven onder tabblad 'Bestand' het PDF-icoon en brief-icoon hiervoor.
Automatisch zal het onderwerp van de brief gevuld worden met het dossiernummer/naam van cliënt en tevens het kenmerk/referentie dat gekoppeld is aan het contact.
Er is de mogelijkheid om te selecteren op datum. De kolom volgorde en breedte kan gewijzigd worden.
Wijzigen van documentnaam
Het is mogelijk om het onderwerp van verzonden te wijzigen.
Via het menu 'Communicatie' - menu 'Verzonden' ga je met je cursor op desbetreffende document staan en klik je met de rechtermuisknop.
Er komen dan 3 opties naar boven:
- Het potlood-icoon: Door op het potlood-icoon te klikken, kan de naam gewijzigd worden van de conceptbrief. (Ook kan je het concept openen/bewerken door op de blauwe titel te klikken).
- De hernoem-icoon: Voor het wijzigen van de titel of map waarin het concept in opgeslagen is.
- Het kruis-icoon: Door op het rode kruisje te klikken kan je het concept verwijderen.