HulpcentrumConcepten
Er zijn veel mogelijkheden voor het maken van brieven en templates in OnView. Het begint allemaal met het maken van templates (ook wel sjablonen). Deze templates worden op dusdanige wijze gemaakt dat ze bij iedere dossier te gebruiken zijn. Om deze templates aan te maken kunt u gebruik maken van de het artikel Dossierbrief.
In OnView zijn er 2 locaties waar het mogelijk is om met brieven bezig te zijn:
- Boven in de werkbalk bij Hoofdmenu 'Brieven' of 'Communicatie'.
- In het dossiermenu.
In deze handleiding wordt ingegaan op de brieven in het dossiermenu. Dit gebeurt in een dossier in het menu aan de linkerkant.
Let op! Hier worden enkel brieven aangepast en verzonden. Maak een template aan in Hoofdmenu 'Communicatie'.
Template brief
Op dossierniveau open je de desbetreffende brief die je wilt gaan versturen. Het kan zijn, dat je kleine tekstwijzigingen voor deze ene cliënt door wilt voeren. Als je dan eventuele wijzigingen hebt verricht, kan je de brief 'Opslaan als concept'. Bij tabblad 'Bestand' vind je het icoon 'Opslaan als concept'.
Er verschijnt dan een pop-up met de naam van het template. Je kan hier de naam van de brief wijzigen, hiermee bepaal je hoe deze brief wordt opgeslagen bij Concepten.
Let op! Als je deze brief print of verzend zonder op te slaan als concept wordt deze brief opgeslagen onder 'Verzonden Brieven'.
Bij Concepten zie je de mappenstructuur ook weer terug. Onder menu-item 'Concepten' staan alle templates die gewijzigd zijn en zijn opgeslagen. Zo kan je een conceptbrief aanmaken en deze later nog wijzigen wanneer dit gewenst is.
Elke conceptbrief is opnieuw bewerkbaar, klik met de rechtermuisknop op desbetreffende concept en de volgende opties komen zichtbaar:
- Het potlood-icoon: Door op het potlood-icoon te klikken, kan de naam gewijzigd worden van de conceptbrief. (Ook kan je het concept openen/bewerken door op de blauwe titel te klikken).
- De hernoem-icoon: Voor het wijzigen van de titel of map waarin het concept in opgeslagen is.
- Het kruis-icoon: Door op het rode kruisje te klikken kan je het concept verwijderen.
Wanneer je een concept opent en wijzigt dan kan deze ook weer opgeslagen worden als een nieuw concept, zo raakt het eerdere concept niet verloren.
Wanneer de brief helemaal naar wens is gewijzigd en klaar is om te verzenden, kan je tussen twee opties kiezen:
- Printen: Je kan de brief printen. Als je met mail merge werkt, wordt de brief een x aantal keer geprint, afhankelijk van het aantal geselecteerde adressen.
- Mailen, het is mogelijk om vanuit OnView brieven te mailen.